Proces- en controle analyse van administratieve processen middels stroomschema's en beschrijvingen in een non-profit/publieke instelling

Description

Administratieve processen/cycli ondersteunen de eigenlijke activiteiten van instellingen die bestaan uit bedrijfsactiviteiten en (maatschappelijke) dienstverlening. We denken hierbij aan o.a. het aankoopcycli, de verkoopcyclus, de subsidiecyclus, de personeelscyclus, de investeringscyclus, ...

De opzet en werking van de cycli moet een garantie zijn (= organisatiebeheersing) dat de instelling haar doelstellingen kan bereiken door haar activiteiten op een efficiënte, effectieve en economische manier uit te voeren.

Echter, instellingen kampen vaak met onduidelijkheden hoe de verschillende (soms transversale) administratieve processen verlopen (een soort black box) en soms krijgt men ook het gevoel dat deze processen de organisatie boven het hoofd groeien.

Als gevolg hiervan ontstaat de perceptie dat de administratieve cycli te log/bureaucratisch zijn, de operationele werking vertragen, weinig toegevoegde waarde hebben, teveel kosten, risico’s onbeantwoord laten, …

Om hierop een antwoord te bieden is er nood aan degelijke procesanalyses waarbij de processen vooreerst helder in kaart worden gebracht middels stroomschema’s en beschrijvingen, vervolgens worden getoetst aan de interne controledoelstellingen om tot slot na te gaan welke kritieke punten al dan niet moeten worden beantwoord met interne controlemaatregelen.

Voor wie?

Deze opleiding richt zich enerzijds tot leidinggevenden en organisatiedeskundigen van instellingen die een beter inzicht willen hebben in hun processen en deze verder op een doordachte manier willen beheersen en optimaliseren in functie van de verschillende controledoelstellingen. Anderzijds is deze opleiding ook relevant voor externe toezichthoudende instanties die in het kader van hun audits een oordeel willen vormen omtrent de werking van het interne controlesysteem van de geauditeerde organisatie.

Program

Tijdens deze opleiding zal, aan de hand van een op de werkelijkheid gebaseerde casestudy, een procesanalyse en een controleanalyse van een administratieve cyclus worden uitgevoerd. Hierbij zullen achtereenvolgens aan bod komen:

• Wat is organisatiebeheersing en waarom is dit nuttig?
• De afbakening van de administratieve cycli;
• Procesanalyse van administratieve cycli d.m.v. stroomschema’s en beschrijvingen;
• Controleanalyse van administratieve cycli middels controleanalyseformulieren;

Na afloop van deze opleiding zullen deelnemers over een kader beschikken waarmee zij aan de slag kunnen gaan om een procesanalyse en controleanalyse uit te voeren. Of deelnemers zullen in staat zijn om administratieve cycli te kunnen beoordelen in functie van bepaalde controledoelstellingen.

Voorbeelden van zulke doelstellingen zijn: hoe is de instelling zeker dat aankopen niet tweemaal worden betaald? Wat houdt ontoelaatbare betalingen tegen? Wat vermijdt dat kosten worden aangerekend die eigenlijk bestemd waren voor een andere instelling? Waarom verloopt de verwerking in het proces zo traag? Enz.

Remarks

De opleiding wordt gedoceerd door Prof. dr. J. Christiaens en Christophe Vanhee, Vakgroep Accountancy, Bedrijfsfinanciering en Fiscaliteit van de Universiteit Gent. Prof. dr. J. Christiaens is gespecialiseerd in het vakdomein accounting en auditing in de publieke en non-profitsector en hij is tevens erebedrijfsrevisor. Christophe Vanhee heeft een ruime ervaring in accountancy in de publieke en non-profitsector. Voor inhoudelijke en praktische toelichting m.b.t. deze opleiding kan u contact opnemen met dhr. Christophe Vanhee, tel. 09/264 35 75 of Christophe.Vanhee@UGent.be.